SAM СТАТЬИ

Оптимизация расходов на Office 365 – стоит ли оно того?

 

Время на прочтение статьи 5-7 мин.

 

 

 

 

 

 

Для получения максимальной выгоды от использования Office 365 требуется изменить мышление, уйти от старого подхода использования бессрочных лицензий на Office для каждого устройства:

 

Старая школа “Бессрочного офиса для каждого устройства”:

  • Мы приобрели достаточно лицензий? (соответствие лицензионным требованиям)

  • Используем ли мы ПО в соответствии с имеющимися правами на него? (соответствие лицензионным требованиям)

  • А та ли версия? (соответствие лицензионным требованиям / оптимизация)

  • Есть ли у нас ПО, которое мы не используем? (оптимизация)

 

Сравнение данного подхода с новым гибридным облачным офисом на пользователя:

  • Есть ли у нас неиспользуемые аккаунты пользователей, которые больше не работают в компании? Как много “лишних” пользователей у нас в компании?

  • Используют ли пользователи оптимальную версию?

 

С нашей точки зрения, проблема соответствия лицензионным требованиям не только не исчезает с переходом на Office 365, но и добавляет ещё больше вопросов по сравнению со старым подходом “Бессрочного офиса”. 

 

Оптимизация расходов на Office 365 – а стоит ли оно того?

 

Давайте рассмотрим пример – вымышленная компания с 5000 сотрудников.

 

Наихудший сценарий – кто-то в этой компании согласился платить за Office 365 на 5000 пользователей по самой высокой цене – план E5.

 

Проведя оптимизацию, мы поняли, что в компании используются только 4500 активных пользовательских аккаунтов, из которых 2000 требуется план E5, а оставшимся 2500 сотрудникам вполне достаточно подписки на план E1 (доступны все онлайн сервисы Office 365, включая почту, но отсутствует возможность локальной установки приложений).

 

Оптимизация пользовательских аккаунтов может быть сделана двумя способами: профилированием пользователей на уровне архитектуры, то есть стратегически, основываясь на их ролях и обязанностях, а также при помощи анализа актуального использования. Как сказала в своем видео Filipa Preston – точное профилирование пользователей имеет ряд преимуществ, выходящих за пределы Microsoft, в том числе лучшее управление всеми другими лицензионными соглашениями на пользователя, как например, SAP.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Двухстороння атака на управление пользователями: стратегическое определение пользовательских ролей с одновременным удалением “лишних” пользователей и правильное масштабирование.

На момент написания статьи план E5 стоил 35$ для каждого пользователя в месяц, в то время как план E1 стоил 8$. Таким образом, быстрая оптимизация в данном случае при расчете по розничным ценам сократит наши годовые расходы на Office 365 с 2.1 миллиона долларов до 1.08 миллиона долларов.

(2000 пользователей * 35$ * 12месяцев плюс 2500 пользователей * 8$ * 12месяцев)

 

Мы сократили расходы в 2 раза и сэкономили 1 миллион долларов. Так что да, смотря на этот пример, мы бы сказали, что это того стоит.

 

Компания Microsoft хорошо известна тем, что продаёт своим клиентам слишком много программного обеспечения, соблазняя их комплектами ПО, которые включают в себя всё и «кухонную раковину» тоже. Возвращаясь к нашему примеру, предложение от Microsoft могло бы выглядеть следующим образом: приобретение плана E5 для всех пользователей с большой скидкой за 20$ за каждого пользователя. Данное предложение выливается в 1 миллион долларов в год против нашей оптимизированной стоимости 1.08 миллиона долларов. Отличная сделка, но действительно ли бизнесу требуется вся эта функциональность? И сколько дополнительных расходов понесет компания для управления аккаунтами, использующими план E5, в сравнении с E1?

 

Сможет ли нам помочь внедрение инструментов управления программными активами?

 

Недавно у нас было обсуждение с представителями Snow Software их нового продукта – оптимизация Office 365. Данная функциональность в Snow основывается на обнаружении неиспользуемых профилей пользователей и на переключении пользователей на правильный план подписки, а затем делает следующий шаг и автоматизирует процессы приобретения и отмены подписки. Цель – получить пул подписок, вычищенных от неиспользуемых аккаунтов во избежание будущих затрат.

 

Office 365 – это широко распространённый набор облачных приложений, затрагивающий локально установленные приложения, потребление облачных технологий, настольные, мобильные корпоративные и даже потенциально личные устройства. Задача Snow – собрать все перечисленные источники данных в одном месте для дальнейшего принятия решения в рамках оптимизации. Snow утверждает, что их решение для оптимизации использования Office 365 выходит за рамки доступной в Office 365 API информации о пользователях, текущем использовании, стоимости подписки для каждого ПК, облачном потреблении и мобильных устройствах.

 

Например, для перевода пользователей с плана E5 на план E1 потребуется информация о сотрудниках, которые не используют локально установленную версию Office. Средствами Microsoft получить данную информацию, насколько мы знаем, невозможно. На самом деле, у Microsoft есть хороший отчет с терабайтами технических данных по вашей инфраструктуре, но нужно быть гением, чтобы принять какие-то бизнес-решения на основе данного отчета. Таким образом, можно сказать, что удобного инструмента у Microsoft всё-таки нет.

 

Для решения задачи оптимизации использования Office 365 Snow потребовалось внести изменения в шесть различных компонент своей платформы:

1. Snow Device Manager (связь с другими средствами управления мобильными устройствами) для понимания того, сколько мобильных устройств используется

 

2. Snow Inventory для понимания того, что установлено локально

3. Software Recognition Service теперь включает в себя компоненты Office 365

 

4. Snow License Manager для управления подписками на Office 365

5. Automation Platform для оформления новых подписок на Office 365 и удаления неиспользуемых аккаунтов

6. И, наконец, Snow Integration Connector для подключения к Exchange online и Skype for business.

 

Таким образом, это выводит Snow в лидеры среди компаний, предлагающих средства управления программными активами, у которых могут даже отсутствовать свои собственные средства инвентаризации или управления мобильными устройствами.

Snow приняли решение включить свой новый продукт по оптимизации Office 365 в стандартную стоимость предлагаемой платформы. Таким образом, по результатам нашего опроса по зарплатам в 2017 году получается, что средняя зарплата Менеджера по управлению ИТ активами (IT Asset Managers) в США составляет 100 тысяч долларов* и, предполагая, что стоимость подписки составляет 20$ на каждого пользователя в месяц, мы понимаем, что данный Менеджер может обосновать свою заработную плату за год переназначив порядка 400 подписок (* Детали опроса были раскрыты на конференциях в 2017 году).

 

В январе мы провели обзор Zylo (SaaS optimization platform), см. “Discovery, software recognition and optimisation in a SaaS world“, и других платформ оптимизации SaaS, таких как Meta SaaS, но как мы и писали в нашем обзоре на Zylo: “Это неплохая идея и инновационное решение, но это не поможет, если его не встроить в нормальный инструмент по управлению программными активами”. Snow также уточнили, что планируют разработать подобное решение для оптимизации использования ServiceNow, salesforce.com и Adobe Creative Cloud.

Источник: https://www.itassetmanagement.net/2017/07/10/office-365-optimisation/

Будем рады проконсультировать вас по вопросам оптимизации Office 365

и внедрения системы Snow Software в вашей организации

ВОЗМОЖНО ВАС ЗАИНТЕРЕСУЮТ ДРУГИЕ SAM СТАТЬИ

Вам знакомо чувство неопределенности, которое испытываешь перед заключением нового лицензионного соглашения на приобретение программного обеспечения или SaaS услуг? Мы сомневаемся, а правильную ли сделку мы заключаем, а действительно ли итоговые цены и условия лучшие, а приобретаем ли мы правильные компоненты для соответствия лицензионным требования...

Выход из порочного круга аудитов, инициированных правообладателями

Компании уже привыкли реагировать на аудит одинаково: сначала они пытаются собрать все необходимые данные, тратя на этот процесс невероятно много времени, и, когда в конечном итоге обнаруживается, что они не соответствуют лицензионным требования, у большинства из них нет выбора, как признать поражение и заплатить. Однако...

Please reload

© 2017 Danik Advisory. All rights reserved